Managed Print Services – Gestión de la Flota de Impresoras

Optimice sus procesos y reduzca los gastos

Desarrolle alianzas a largo plazo con sus clientes

Automatice su flujo de trabajo operativo

¿Qué son los Managed Print Services?

La práctica de suministrar, prestar servicio y hacer trabajar una flota de impresoras y dispositivos digitales multifunción en el mundo empresarial, implica ahora un determinado tipo de servicio, que generalmente se conoce como Servicio Gestionado de Imprenta (Managed Print Services) o MPS.

Los proveedores aplican un modelo de gestión que tiene por objeto la reducción de los costes, actuando no sólo marginalmente en los costes de adquisición de los productos, sino reduciendo los costes innecesarios y de desperdicio, simplificando los procesos operativos y asegurando una relación directa entre volúmenes de imprenta y costes de funcionamiento.

Todos los principales operadores del mercado en la industria de Imprime&Copia han adoptado algunas variaciones en el marco general del comercio y los servicios que incluyen los dispositivos de imprenta, los consumibles y las prestaciones relativas en los contratos de servicio llamados «Pago-por-uso», Costes por página» o «Servicios Gestionados de Imprenta».

Para el proveedor, ofrecer a sus clientes un contrato sobre el Servicio Gestionado de Imprenta / Gestión de la Flota de Impresoras es una inversión excelente para su futuro.

Esto significa que la colaboración con los clientes llega a ser mucho más cercana y duradera, alcanzando una economía de escala importante en la gestión de los servicios, adquiriendo beneficios tangibles tanto para la propia empresa, como para los clientes.

Para poder administrar los servicios de gestión de manera correcta y profesional, el proveedor necesita adoptar un modelo organizativo y algunas herramientas que le aseguren un rendimiento operativo, una disponibilidad de información y una automatización de los procesos.

¿Cuáles ventajas aportan los Managed Print Services?

Los Servicios Gestionados de Imprenta facilitan tanto a los clientes como al proveedor una gestión superior y más económica, con ventajas concretas:

Visibilidad: Informes inmediatos sobre los contratos y la flota, con un análisis concreto de los datos y un análisis histórico en tiempo real;
Eficacia: Simplificación de los procesos de gestión y entrega de consumibles;
Transparencia: Datos sobre los costes y el consumo siempre disponibles en la web; transparencia sobre gastos y facturación;
Flexibilidad: Posibilidad de seguir las dinámicas de la flota del dispositivo (IMAC) sobre bases diarias;
Lealtad: mayor estabilidad en la relación entre proveedor y cliente;
Operaciones: gestión ideal del Contrato en todos sus aspectos operativos y económicos.

Las herramientas que establece el proveedor deben ofrecer un soporte completo a todos estos aspectos, facilitando las funciones de manera eficaz y completa, manteniéndolas simples e inmediatas en su uso y gestión.

¿Qué se necesita para implementar los Managed Print Services?

Entre los varios procesos y las herramientas necesarias, un requisito fundamental para el proveedor es implementar una plataforma software específica para la gestión remota de los dispositivos de imprenta.

El software tiene que asegurar la gestión de los flujos de datos sobre el consumo y los volúmenes producidos, así como la automatización de los procesos logísticos para el suministro de tóneres y todos los otros consumibles.

El sistema MPS Monitor líder en la gestión remota de las impresoras y los sistemas periféricos multifunción, ha sido proyectado e implementado específicamente para este propósito.

Sus características principales son:

Disponibilidad inmediata y automática de los datos para las páginas de facturación;
Gestión totalmente automática de la cadena de suministro del consumible;
Trazado continuo y puntual del estado de la gestión de alertas y entregas;
No tener que contactar al usuario o presentarse en su oficina para recuperar los datos;
Previsibilidad de volúmenes y consumo y comparación constante entre las previsiones y el consumo actual;
Gestión constante sobre el uso y la duración de los consumibles y sobre la cobertura media tóner;
Integración con los productos principales de base de datos para una automatización completa en los procesos de facturación.