Las empresas que pueden remontar sus raíces a casi un siglo, normalmente tienen algunas características en común que sostienen su longevidad; la perspicacia empresarial para detectar y responder a las nuevas oportunidades y la voluntad de adoptar la tecnología más avanzada, con el fin de operar de manera más eficiente y ofrecer a sus clientes un servicio mejor. Esas cualidades han llegado a definir Weaver & Bomfords, un negocio de material de oficina cuyos orígenes se remontan a 1922.
Hoy día, el comercio con sede en Cheshire sigue creciendo, con sus 15 empleados ofreciendo a sus clientes, por todo el país, una variedad de servicios necesarios a un lugar de trabajo ajetreado. En Weaver, esto incluye fotocopiadoras, impresoras de red, Managed Print Services (MPS) y Soluciones de Documentos. Bomfords se dedica al mobiliario y suministros de oficina. Una solución que está ayudando a los clientes de la compañía a aumentar la eficiencia de su impresión, es MPS Monitor®, la empresa que desarrolla y distribuye la plataforma líder para la supervisión y la gestión remota de impresoras y dispositivos multifunción. Su MPS Monitor 2.0 es una solución SaaS basada en el cloud y actualmente dos tercios de los clientes de Weaver benefician de la accesibilidad, flexibilidad y seguridad que ésta ofrece.
Satisfacer las necesidades de impresión de los clientes con MPS Monitor 2.0
La conveniencia constituye, a menudo, el núcleo de una gran experiencia de servicio al cliente, como explica Sue Lenton, directora general de Weaver & Bomfords: “Siempre estamos buscando cómo ofrecer valor a nuestros clientes y, suministrando la solución externa de MPS Monitor para la gestión de la impresión, podemos eliminar su carga de impresión, así pueden seguir dirigiendo su negocio. Desde la perspectiva del cliente, ellos no deben mantener ni gestionar suministros de tóner ya que simplemente se entrega y se marca para la máquina adecuada, así ellos saben que estará allí cuando lo necesiten. Típicamente, nuestros clientes tienen varios dispositivos de impresión, por eso examinamos cual era el mejor MPS para ellos garantizando el funcionamiento eficaz y rentable de su flota. MPS Monitor elimina cualquier tipo de administración o gestión de ese proceso del cliente”, declaró Sue.
Es un servicio que muchos clientes están apreciando, teniendo en cuenta la diversidad de sus necesidades de impresión, como explicó Sue: “Tenemos realmente una amplia gama de clientes que imprimen una gran variedad de cosas; prescripciones, materiales de marketing, puntos de venta e incluso transferencias usadas en la producción en China. Tratamos con muchos productores locales de alimentos, molinos y panaderías, compañías de distribución; y luego están los bufetes profesionales y legales más comunes, escuelas locales y fondos de inversión académicos. Todas estas empresas han permanecido abiertas durante el último año (igual que nosotros) y han necesitado nuestro soporte local y servicio más que nunca.”
Una solución MPS flexible y adaptable en un mundo que cambia rápidamente
Se hizo evidente para Sue y su equipo, que MPS Monitor era una solución orientada hacia el futuro para las necesidades de sus clientes, ya que MPS Monitor se ha fundado en la visión de ser una plataforma escalable nacida en el cloud. Sue constató que: “Weaver es uno de los primeros en adoptar una tecnología para la supervisión remota de las flotas y el pedido de suministros, por lo que estamos familiarizados con las soluciones disponibles. Cuando empezamos a hablar con MPS Monitor, rápidamente llegamos a la conclusión de que la oferta era mucho mejor de la que utilizábamos anteriormente. Para empezar, su terminal de entrada es muy intuitivo y su interfaz de usuario está orientada gráficamente”. Sue añadió que MPS Monitor hace que los datos y la información sean fácilmente accesibles, muy diferente de otras soluciones que requieren una gran cantidad de conocimientos para poder acceder a la información y a los datos. MPS Monitor permite identificar fácilmente una instantánea correcta del estado de la flota, así los problemas o las cuestiones se pueden identificar inmediatamente. “Es verdaderamente fácil encontrar la información que necesitas. En su totalidad, MPS Monitor nos ofrece mucho más, proporcionando una herramienta de gestión empresarial que se puede usar fácilmente.”
La diversidad de la clientela de Weaver estaba pidiendo una solución para supervisar la impresión remota que se pudiera adaptar y fuera fácilmente escalable para las necesidades únicas de cada cliente, sobre todo cuando atacó la pandemia y el personal fue obligado a trabajar desde casa. Aquí es donde la flexibilidad de MPS Monitor nos ayudó. “Durante la pandemia pudimos suministrar y supervisar los dispositivos de impresión de aquellos que estaban trabajando remotamente, gracias a MPS Monitor. Fuimos capaces de ofrecer una extensión del servicio que normalmente proporcionábamos al personal que trabajaba en la oficina; pudimos controlar los dispositivos remotos y suministrarlos con el tóner donde fuera necesario y proporcionamos soporte remoto en caso de que tuvieran algún problema de impresión o escaneo. Esa es la gran ventaja de MPS Monitor, tienes la disponibilidad de múltiples conectores, para poderlo ejecutar en más de un dispositivo. Mientras el conector esté instalado, podemos ver los dispositivos y las jerarquías de la red. Es verdaderamente simple”. Con su arquitectura basada en el Cloud, el enfoque independiente del proveedor, su atención centrada en la seguridad y la integración directa con HP Inc.’s Smart Device Services (SDS) y Microsoft Universal Print (UP), MPS Monitor se adapta perfectamente para satisfacer las necesidades cambiantes de la fuerza trabajo híbrida.
Integración, la clave para activar el potencial comercial
De hecho, la integración con aplicaciones de terceras partes – como los sistemas CRM- es otra fuerza de MPS Monitor. “Fuimos unos de los primeros en adoptar MPS Monitor y los usábamos con Vantage Online. Entonces no había un conector oficial para nosotros. Pero MPS Monitor nos escuchó y desarrolló uno muy rápidamente y luego nos ayudó a configurarlo. La integración con Vantage Online hizo el enorme proceso de cambio desde otro proveedor directo. Ellos nos ayudaron también a realizar una actualización masiva para minimizar las tareas implicadas.” Sue añadió, además: “Con el sistema vigente, las alertas de tóneres se generan directamente en nuestro sistema, listas para una elaboración inmediata mientras las lecturas del contador en tiempo real simplifican la facturación. Se optimiza lo que puede ser manual, liberando al personal. La integración entre los dos se está preparando y esperamos poder utilizar aún más las funciones de MPS Monitor dentro de Vantage Online.”
Soluciones en las que puedes confiar
De día a día otro beneficio que Sue y su equipo están apreciando, es la estabilidad de MPS Monitor. Con la solución MPS anterior de Weaver se tuvieron que soportar varias alertas, algunas de las cuales eran provocadas por usuarios de impresoras que sacaban el tóner y lo sacudían. A la empresa le costaba mucho tiempo y esfuerzos comprobar cada alerta que recibía para validarlo o descartarlo, y éste no es un problema que encuentran con MPS Monitor, como declara Sue: “Nosotros confiamos realmente en MPS Monitor como no confiamos en ningún otro sistema. Nos ayuda a asegurar que se mantengan los niveles de servicio al cliente.” La configurabilidad flexible de la alerta es la clave, como demuestra Sue citando un cliente que ejecuta operaciones 24 horas al día / 7 días a la semana y las alertas pueden configurarse para que el cliente nunca se queda sin tóneres.
Para aportar una diferencia tangible a un negocio, un producto excepcional necesita contar con el apoyo de un equipo excepcional, y la experiencia de Sue con MPS Monitor ha sido altamente positiva: “Quiero decir que las personas del equipo son fenomenales. Son muy accesibles y disponibles, características que no he encontrado en toda mi experiencia con otros proveedores de MPS. Ellos están muy contentos de trabajar con nosotros cada vez que necesitamos su apoyo.”
Con la combinación correcta de productos y personas, y el servicio de impresión gestionada proporcionada por MPS Monitor, el futuro de Weaver & Bomfords está programado para ser tan ilustre y longevo como su pasado.
