Cuando Office Products Zeitler GmbH, uno de los principales proveedores alemanes de soluciones de TI e impresión, decidió modernizar sus servicios de Managed Print Services, el objetivo era adoptar una plataforma preparada para el futuro, capaz de crecer junto con sus clientes e integrarse de forma fluida con su sistema ERP. El software que utilizaban anteriormente había quedado obsoleto, con funcionalidades limitadas y un soporte insuficiente, lo que dificultaba la gestión de miles de dispositivos distribuidos en entornos de clientes muy diversos. MPS Monitor se consolidó rápidamente como la opción ideal.
Sobre Office Products Zeitler
Fundada en 1994, Office Products Zeitler opera desde Kirchheim unter Teck y Dresde, y cuenta con 70 empleados aproximadamente. Su portafolio abarca soluciones de impresión y escaneo, servicios de TI, flujos de trabajo digitales y conceptos de espacios de trabajo. La misión de la empresa es sencilla: ofrecer tecnología que impulse la eficiencia, la transparencia y la sostenibilidad para sus clientes.
Retos y necesidades
En 2024, Office Products se enfrentaba a desafíos cada vez mayores con su plataforma de supervisión existente. Las actualizaciones eran poco frecuentes, el soporte era limitado y la resolución de problemas requería intermediarios externos, lo que provocaba retrasos y frustración.
Con unos 10.000 dispositivos gestionados y numerosos clientes del sector público, la gestión eficiente de flotas distribuidas se volvió cada vez más compleja. El equipo necesitaba una solución moderna, en constante evolución, que ofreciera alertas en tiempo real, análisis avanzados y una integración fluida con su ERP (Infominds RADIX) para automatizar los flujos de trabajo y simplificar las operaciones.
Por qué MPS Monitor
MPS Monitor se presentó como la elección más clara para Office Products, gracias a su innovación continua, un portal web intuitivo y herramientas avanzadas de analítica para la elaboración de informes personalizables.
La capacidad de enviar notificaciones automáticas garantiza que los clientes reciban información inmediata ante cualquier problema o impresora fuera de línea, mejorando la continuidad del servicio y la transparencia.
«Con MPS Monitor, las opciones de instalación se adaptan a todos los escenarios que encontramos: desde aplicaciones instaladas en los dispositivos hasta rutas en la nube y configuraciones con múltiples conectores. Esto ha reforzado la continuidad de las flotas y ha reducido el riesgo de interrupciones relacionadas con los consumibles, especialmente para nuestros clientes del sector público», afirmó Markus Zeitler, director general de Office Products.
Una migración sin complicaciones
La transición a MPS Monitor comenzó en septiembre de 2024, tras la validación satisfactoria de la integración con el ERP RADIX. El proceso de migración resultó sorprendentemente sencillo: incluso usuarios sin perfil técnico pudieron completar la instalación con una orientación mínima, a menudo directamente por teléfono.
«La migración a MPS Monitor fue sorprendentemente simple. En muchos casos, un contacto no técnico pudo completar la instalación en solo unos minutos. Esta simplicidad redujo drásticamente las visitas in situ y generó confianza de inmediato tanto en nuestro equipo como en nuestros clientes», señaló Laura Nicklich, Líder de Migración de Plataforma de Office Products.
Resultados y beneficios
Los beneficios se hicieron visibles rápidamente. MPS Monitor permitió a Office Products reducir las visitas in situ, simplificar la coordinación con los socios de TI de los clientes y garantizar un flujo continuo de datos de los dispositivos gracias a opciones de despliegue flexibles.
Las alertas automatizadas y la analítica avanzada mejoraron la visibilidad y la comunicación, mientras que la integración con RADIX posibilitó la automatización de la facturación y la gestión de consumibles.
Además, la posibilidad de enviar directamente los registros de errores al equipo de soporte de MPS Monitor aceleró y optimizó la resolución de problemas. La colaboración evolucionó rápidamente hacia una alianza sólida y basada en la confianza, que continúa ofreciendo resultados.
«La combinación de MPS Monitor con RADIX transformó las alertas en acciones. Vemos lo que realmente importa, se activan los flujos de trabajo adecuados y nuestros clientes experimentan la continuidad que esperan. Es una inversión que se amortiza cada día», añadió Markus Zeitler.
Mirando al futuro
En 2025, Office Products gestiona alrededor de 6.000 dispositivos para más de 400 clientes a través de la plataforma MPS Monitor, con planes de migrar el resto de la flota a finales de 2026.
Para la empresa, MPS Monitor se ha convertido en mucho más que una plataforma: es un socio estratégico que respalda la innovación y la escalabilidad en todas las etapas de sus servicios de Managed Print Services.
«El éxito de Office Products demuestra cómo las capacidades de analítica predictiva y las funciones de seguridad certificadas de MPS Monitor se traducen directamente en valor medible, ofreciendo a los distribuidores un mayor control de costes, visibilidad y satisfacción del cliente», afirmó Mark Kouwenberg, director de ventas de MPS Monitor.
Descubre cómo MPS Monitor ayudó a Office Products Zeitler a lograr una experiencia MPS más fluida e inteligente.
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